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研發背景

自主招生的學校通常需要考生提前報名并預約面試,面試通過后,考生還需達到統考分數線才會被錄取。由于報名人數眾多,往往有幾百甚至幾千人報名。過去,許多學校使用第三方調查問卷平臺或低代碼平臺來實現報名功能。然而,這些平臺只能滿足最基本的報名數據收集需求,缺乏預約人數統計和限制功能,缺少相應的業務流程管理,也未能解決面試過程中的組織難題。

因此,客戶迫切希望有一套專門針對預約面試業務場景設計的管理系統,以解決第三方問卷調查平臺僅能實現簡單預約報名的諸多痛點。

預約面試與招考的區別

雖然我們已經有一款“招考管理系統”軟件產品可以用于招生面試,但我們仍然決定研發“預約面試管理系統”。這是因為,盡管這兩個系統在流程上有一些相似之處,比如流程都涉及報名、審核、面試、錄取環節,但預約面試和招考管理在許多方面存在顯著差異:

  • 面試/考試時間差異

    在預約面試中,考生在報名時可以自主選擇面試地點、日期和時間段(每個時間段有名額限制),然后填寫報名表。而在招生考試中,筆試時間是統一安排的,考生無法自行選擇;到了面試階段,面試時間則是由招聘負責人和考生協商確定的。

  • 面試/考試流程差異

    預約面試系統相比招考管理系統,減少了組織筆試相關的功能模塊(如科目管理、考點管理、考場管理、座位管理、座位安排、筆試成績錄入等),也沒有面試日程表功能。但它增加了考生報到、查看排隊情況、以及叫號大屏幕等功能,專門針對大規模人員面試業務場景的需求進行了優化。

  • 報名表不一樣

    預約面試的報名表相對簡單,由于報名表在微信小程序中完成,因此不需要模擬紙質報名表的界面設計。

  • 面試官數量差異

    在招考管理中,面試官的數量通常較少,且同一崗位的面試官一般固定為同一人或同一組。而在預約面試中,面試官數量較多,系統會隨機將考生分配給不同的面試官或面試教室,面試官無法自行選擇面試的學生,這樣可以有效避免作弊或特殊照顧的情況。

功能亮點

  • 全流程數字化管理

    此前,許多客戶使用調查問卷或低代碼平臺進行報名,但這些系統只能滿足基本的數據收集需求,缺乏預約人數統計、業務流程支持,無法解決面試組織的難點。而動易預約面試管理系統覆蓋了報名、預約、審核、掃碼報到、排隊、叫號、面試測評、結果復核等全流程,實現了全面的數字化管理。

  • 面試組織自動化、智能化

    為了解決大規模面試時的組織困難問題,我們特別研發了“面試官工作臺”和“叫號大屏幕”功能,實現了面試組織過程的自動化和智能化,徹底解決了人工安排面試的繁瑣、低效、易出錯的問題,確保面試流程高效順暢。

  • 移動適配與優化

    預約面試管理系統的考生端采用微信小程序形式,每個頁面都經過精心設計與反復優化,考生可以通過小程序完成報名、查看報名表及處理進度、掃碼報到與排隊等操作,簡化了面試流程,提升了用戶體驗。

    同時,系統還提供了面試官工作臺小程序,面試官只需攜帶手機,即可通過小程序端的工作臺輕松處理面試相關工作,使面試管理更加便捷高效。

  • 及時的消息通知

    系統支持在公布報名審核結果和面試結果時自動發送消息通知考生,并引導其登錄微信小程序查看詳細情況。還支持在預約面試日期前三天、前一天、當天,以及面試時間段的前三小時分別提醒考生按時到場進行面試。通知方式包括手機短信和微信小程序訂閱信息,確保考生不會錯過任何重要通知。

  • 支持預約與報名的先后順序調整

    系統支持靈活調整預約與報名的順序:既可以先預約再報名,通過審核后直接報到;也可以先報名,通過審核后再預約,成功預約后即可報到。這樣設計可以滿足不同場景下的多樣化需求,提升了系統的適用性和靈活性。

  • 專為面試官設計的面試官工作臺

    專為面試官打造的工作臺,集成了眾多精心設計的細節功能。例如,面試官可以隨時查看待面試考生的隊列,還提供倒計時和超時提醒功能等。如果面試官臨時需要請假,系統會在完成當前面試任務后自動停止分派新的考生,并智能安排新面試官無縫接手任務,確保面試流程的順暢銜接。

  • 面試官工作臺小程序

    提供面試官工作臺小程序,面試官無需攜帶笨重的設備,只需使用手機,即可通過小程序處理面試工作,實現高效便捷的面試管理。

  • 專為等候室設計的叫號大屏

    類似醫院的候診大屏幕設計,系統設計了專門的叫號大屏幕,實時展示并播報正在叫號的考生信息,同時顯示各面試教室中已排隊考生的序號,方便考生及時到達指定面試教室等候面試。

功能清單

招生面試項目管理

支持對招生面試項目的創建、修改、查看、刪除、搜索、禁用/啟用等操作。

項目信息包括項目名稱、項目公告、面試模式、計劃招生人數、報名人數上限、報名開始與結束時間、面試開始與結束時間、測評結果是否公開、使用的報名表單、表單模板、合格證編號生成規則、定時發布配置、通知提醒配置等內容。

可配置每位考生的面試時長,并設定面試項目的地點、日期、時間段、面試教室和面試官等參數。

測評項目管理

支持測評項目的創建、修改、查看、刪除、搜索等功能。

測評項目信息包括測評項目名稱、說明、是否負責叫號、測評面試官、評分方式及面試結果取值方式等內容。

考生報名

招生面試管理系統的考生端通過微信小程序進行操作。

學校通過網站、微信公眾號、微信群等方式發布招生簡章,學生及家長收到通知后,可掃描二維碼進入小程序。小程序自動獲取當前微信綁定的手機號進行注冊和登錄。成功登錄后,進入招生面試管理系統小程序的主頁。

考生通過選擇面試地點、日期和時間段來預約面試。確認預約后,填寫報名表(重新預約時直接調用原有報名表信息),并提交完成預約。考生可查看預約信息及狀態。

在報名表審核前,考生可修改或撤銷報名。

若報名審核未通過,考生可查看具體審核意見,并在允許的情況下修改報名表重新提交。

考生管理

當有待查閱或已查閱的考生時,菜單項會顯示紅點提醒。

在報名表列表的上方,會顯示各報名表狀態及相應的數量。點擊狀態即可查看對應的報名表。

報名表狀態包括:全部、待查閱、已查閱、審核未通過、審核通過待報到、已報到、面試中、已面試、考生缺考、面試未通過、面試通過等。

報名表處理操作包括“查看報名表”、“審核通過”、“審核不通過”、“撤消審核不通過”、“打印報名表”、“刪除報名信息”、“刪除考生及報名信息”等,并支持批量操作。查看報名表后,狀態會自動變為“已查閱”。

審核不通過時,可以錄入審核意見,并可從歷史記錄中快速選擇。系統還允許設置考生是否可以修改并重新提交報名表。

審核通過或不通過的操作會自動向考生發送通知,通知內容依據預設模板生成。

查看報名表時,系統還會展示相關流程信息及審核意見。

考生掃碼報到與排隊

考生通過審核后,需要在預約的日期到面試地點掃碼報到。

支持考生在面試地點或通過小程序的“掃碼報到”按鈕完成報到,報到成功后系統會自動分配面試教室并生成排隊號。系統會妥善處理考生提前或遲到的排隊問題。

報到后,小程序主頁的預約記錄下方會顯示“面試排隊情況”,僅在面試官開始面試后顯示排隊號,并顯示前方排隊人數。當考生進入前十名隊列或即將被叫號時,小程序會自動推送相應提醒。

面試官工作臺

面試官工作臺,對同一測試項目有多個面試官時的考生分派邏輯進行了優化設計,支持“每個面試官分別負責不同的考生,并且直接決定面試結果”的規則。

系統根據面試官負責的測評項目自動分派考生,每提交一個考生的結果后會自動追加分派一個新考生。面試官可以選擇“停止分派”考生,以應對臨時情況,如請假或更換面試官。

面試官工作臺支持叫號、考生未到場處理、開始面試、結束面試、錄入面試結果等操作,并提供倒計時及超時提醒功能。

錄入面試結果時,系統會自動檢查所有測評項目的結果,若全部通過則報名表狀態改為“面試通過”,若有未通過項則為“面試不通過待復核”。

面試官工作臺可通過小程序進行操作,無需使用筆記本電腦,面試官可直接通過手機完成所有操作。

面試結果公布與查看

支持配置定時任務,可設置每天定時公布報名審核結果和面試結果,或選擇每隔幾分鐘(近乎實時)公布,亦或是在指定時間統一公布。這樣避免了審核通過/不通過的考生信息陸續發布導致的焦慮和大量咨詢電話。面試結果的公布也遵循同樣的邏輯。

面試結果公布后,考生可通過小程序查看結果。系統還支持配置“是否公布測評結果”的選項,如果選擇公布,考生將能夠查看到不合格的測評項目及相關評語。

面試官工作量統計

系統支持招生負責人在面試官工作量統計頁面查看每個測評項目中的“已指派、測評不通過、測評通過、待測評”人數,以及每位面試官負責的測評項目的工作量情況。若發現某面試官有未測評的考生,系統可提醒面試官及時完成測評。

叫號大屏幕

類似醫院的候診大屏幕設計,系統設計了專門的叫號大屏幕功能。大屏幕實時展示并播報當前正在叫號的考生,同時顯示各面試教室中已進入排隊的考生及其序號,方便考生及時到達指定的面試教室等候面試,確保面試流程的順暢進行。

消息通知

系統支持在公布報名審核結果和面試結果時,自動發送消息通知考生,并引導他們登錄小程序查看詳細情況。這一功能避免了考生頻繁刷新小程序以查看預約或面試結果的不便,提升了用戶體驗。

系統在預約面試日期前三天、前一天、預約當天,以及預約時間段的前3小時,分別發送提醒通知,確保考生按時到達面試現場。

通知方式包括手機短信和微信小程序訂閱消息,確保信息傳達的及時性和可靠性。

參數配置

系統支持在每個站點中配置微信小程序的應用 AppID、密鑰 AppSecret、小程序二維碼,以及微信小程序消息推送的 Token 和加密密鑰等。

系統還支持配置各種通知和提醒的內容模板,包括微信消息的模板 ID 和模板數據設置,確保消息傳遞過程中的靈活性和準確性。

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